Tietosuojaseloste

 

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Taloudellinen tiedotustoimisto ry (myöhemmin TAT)

Y-Tunnus: 0202391-9

Osoite: Eteläranta 10, 00130 Helsinki

Puhelin: 040 571 0406

Yhteyshenkilö: Eija Mattila

 

2. Rekisterin nimi

Taloudellinen tiedotustoimisto ry:n Yrityskylän asiakkuus- ja sidosryhmärekisteri.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yrityskylän rekisterien sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on TATin Yrityskylä-toiminnan asiakas- ja sidosryhmäsuhteisiin liittyvien tehtävien hoitaminen sekä tuotteiden ja palvelujen myynti ja markkinointi.

 

4. Rekisterin tietosisältö

Käsittelemme rekisterissä asiakkaiden sekä ulkoisten ja sisäisten sidosryhmien seuraavia henkilötietoja

  • henkilön nimi
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • organisaatio
  • asema organisaatiossa
  • organisaation yhteystiedot
  • erityisruokavalio
  • kuvauslupa

 

5. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytys pohjautuu Yrityskylän toiminnan järjestämiseen ja sitä varten tehtyihin sopimuksiin. Tietoja säilytetään lain tai sopimuksen velvoittamissa rajoissa niin kauan kuin sopimussuhde on voimassa ja tiedot ovat tarpeen sopimusvelvoitteen täyttämiseksi.

Asiakas- tai sidosryhmäsuhteen päättymisen jälkeen tietoja säilytetään markkinointitarkoituksia varten, ellei henkilö pyydä tietojen poistamista.

Tietojen ajantasaisuutta ja tarpeellisuutta katselmoidaan säännöllisin välein. Vanhentuneet tai tarpeettomat tiedot poistetaan. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaita ja sidosryhmiä koskevat tiedot saadaan Yrityskylän järjestelmiin rekisteröitymisten, kuvauslupalomakkeiden, tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä. Potentiaalisten asiakkaiden ja sidosryhmien tiedot saadaan myynnin, tapahtumien tai muun kontaktin yhteydessä. Näistä tiedoista tallennetaan ainoastaan niiden henkilöiden tiedot, jotka ovat antaneet markkinointi- tai yhteydenottoluvan.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

TATin keräämiä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tästä poikkeuksena on kuitenkin TATin asiakkuuksienhallintajärjestelmä, jonka palvelimet sijaitsevat Yhdysvalloissa. Asiakastietoja voidaan siirtää tänne henkilötietolain sallimissa rajoissa. TAT on varmistanut järjestelmän riittävän tietosuojan tason sopimuksin tai muutoin henkilötietolain edellyttämällä tavalla.

Yhteistyökumppanit ja alihankkijat voivat käsitellä asiakasrekisterien henkilötietoja vain TATin pyynnöstä suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. TAT varmistaa aina, että yhteistyökumppanit eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot kerätään ja niitä käsitellään järjestelmissä ja rekistereissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Järjestelmät sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain määritellyt oikeudet omaavat henkilöt. Pääsy rekisteriin myönnetään vain sellaisille henkilöille, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää järjestelmiin ja asiakastietokantoihin pääkäyttäjän myöntämää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Rekisterin käyttöä ja kirjautumisia valvotaan. Paperiset dokumentit säilytetään lukituissa kaapeissa tai arkistoituna arkistoholviin.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

TAT takaa rekisteröidyille kaikki heille lain mukaan kuuluvat oikeudet henkilötietonsa käsittelyn suhteen. Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojen käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihin ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojesi poistamista, rekisteröidyn oikeus saada tietonsa poistetuksi ei kuitenkaan ole poikkeukseton. TAT voi olla poistamatta tietoja, mikäli niiden käsittely on tarpeen esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai sopimusvelvoitteen täyttämiseksi.
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
  • saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista;
  • kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin ottamalla yhteyttä kirjallisesti ilmoitettujen yhteystietojen mukaisesti.

Rekisteröidyn tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntönsä kirjallisesti TATille tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Voimme pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Rekisterinpitäjänä vastaamme rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa ellemme erikseen muuta ilmoita.

Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus Suomen valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalain säädännön mukaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Sähköposti: tietosuoja@om.fi